Baza legala: Legea nr.260/2007; Legea 31/1990 cu completari si modificari ulterioare;Legea contabilitatii 82/1991;OMF 3055/2009 privind reglementarile contabile, cu modificarile si completarile ulterioare; OMFP nr. 3512/2008 privind documentele financiar contabile, cu modificarile si completarile ulterioare.
Conform prevederilor Legii nr. 260/2007, aceasta “stabileste regimul juridic al documentelor In forma electronica, ce contin date privind operatiunile economice de schimb sau vanzare de bunuri ori servicii Intre persoane care emit si primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante In forma electronica, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind Inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice „
Conform prevederilor Legii contabilitatii nr.82/1991 facturile, bonurile fiscale si chitantele In forma electronica constituie documente justificative in intelesul Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata.
Inregistrarea operatiunile economice in contabilitatea sintetica si analitica, se poate face pe baza documentelor justificative fie document cu document, fie pe baza unui centralizator unde sunt inscrise mai multe documente justificative al caror continut face referire la operatiuni de aceeasi natura si perioada. In caz ca este vorba de operatiuni contabile pentru care nu se intocmesc documente justificative, atunci inregistrarile in contabilitate se fac pe baza de note de contabilitate care au la baza ori note justificative, ori note de calcul.
Regula ordinii de inregistrare in contabilitate a documentelor justificative este cea cronologica, prin respectarea succesiunii documentelor dupa data de intocmire sau de intrare a acestora in firma si sistematica, in conturi sintetice si analitice, toate in conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare forma de inregistrare in contabilitate. Inregistrarile in contabilitate se pot face manual sau utilizandu-se sistemele informatice de prelucrare automata a datelor.
Periodicitatea inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este, de regula, lunara.
Conform art.4 din Legea nr.260/2007, sunt de retinut urmatoarele definitii:
a ) emiterea facturilor in forma electronica – reprezinta operatiunea de intocmire, semnare electronica si marcare temporala a facturilor in forma electronic, utilizand un sistem informatic omologat;
b ) semnatura electronica – reprezinta semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat, in intelesul Legii nr.455/2001 privind semnatura electronica;
c) marca temporala – marca temporala in intelesul Legii nr. 451/2004 privind marca temporala;
d) factura in forma electronica – reprezinta documentul in forma electronica ce caracterizeaza in mod unic si neechivoc schimbul sau vanzarea de bunuri sau servicii, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala, care contine datele cuprinse in formularul facturii si care este inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor;
e ) pachet de facturi in forma electronica – reprezinta doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp diferite si transmise catre acelasi beneficiar la acelasi moment de timp;
f) lot de facturi in forma electronica – reprezinta doua sau mai multe facturi in forma electronica, emise la momente de timp diferite si transmise catre beneficiari diferiti la acelasi moment de timp;
g) bon fiscal in forma electronica – reprezinta documentul financiar-fiscal care intruneste toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut, emis de echipamentele electronice de marcat, care contine date inregistrate pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala;
h) chitanta in forma electronica – reprezinta documentul financiar-fiscal care intruneste toate conditiile impuse de prevederile legale in materie referitoare la continut si forma, inregistrat pe medii compatibile cu prelucrarea automata a datelor, semnat cu semnatura electronica si purtand marca temporala;
i) furnizor de servicii de facturare electronica – reprezinta persoana fizica sau juridica care emite, transmite sau converteste facturi, bonuri sau chitante in forma electronica, in nume propriu sau in numele unor terti.
Se pot stabili norme proprii de intocmire si utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea sa nu contravina reglementarilor legale in vigoare.
In cazul neintocmirii sau intocmirii eronate si/sau neutilizarii documentelor justificative si financiar-contabile, in conformitate cu prevederile legale prezentelor norme metodologice ale Legii 82/1991, OMFP nr. 3512/2008, aceste fapte se sancţioneaza potrivit dispoziţiilor legale.
Autorul articolului : Sergiu Cobirzan, expert contabil si auditor financiar.
